一、項目建設(shè)背景與成果

（一）項目啟動與驗收

為推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，陜西省西安市檔案館于 2017 年 11 月啟動全國示范數(shù)字檔案館建設(shè)項目，項目總投資 1176 萬元，歷時 18 個月，于 2019 年 6 月完成驗收。同年 11 月，通過國家檔案局專家組測試，成為西北地區(qū)首家通過全國示范數(shù)字檔案館測試的國家綜合檔案館。

（二）系統(tǒng)構(gòu)成與功能覆蓋

西安市檔案館數(shù)字檔案館包含4 大平臺 21 個子系統(tǒng)，功能覆蓋檔案管理 “收、管、存、用” 主要環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案接收電子化、存儲數(shù)字化、管理自動化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化以及安全保障多元化，標(biāo)志著西安市檔案工作信息化進入新階段。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)實施路徑

（一）積極爭取資源，夯實建設(shè)基礎(chǔ)

依據(jù)國家及省市相關(guān)政策要求，西安市檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子向市委、人大、政府和政協(xié)匯報工作，爭取市領(lǐng)導(dǎo)支持；對接發(fā)改委、財政局等部門，保障項目經(jīng)費。在數(shù)字資源方面，加大檔案接收力度，館藏檔案達 70 余萬卷，開展數(shù)字化工作，目錄數(shù)據(jù) 760.9 萬條、掃描 3732 萬幅（頁），數(shù)字化率達 86.61%。硬件保障上，升級改造機房，面積達 142 平方米，配備模塊化冷通道制冷空調(diào)等系統(tǒng) 。

（二）科學(xué)制定方案，確保建設(shè)質(zhì)量

組織人員赴山東、江西等多地調(diào)研學(xué)習(xí)，汲取經(jīng)驗；爭取省檔案局等部門技術(shù)支持，將建設(shè)融入西安市 “智慧城市” 框架；面向市級部門、區(qū)縣檔案館開展調(diào)研座談，征求意見。確定專業(yè)公司設(shè)計方案，并邀請專家論證，確保方案科學(xué)合理。

（三）全員參與把控，實現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)

聘請專業(yè)項目監(jiān)理公司把關(guān)建設(shè)質(zhì)量，承建公司與館內(nèi)各處室溝通完善系統(tǒng)功能。館內(nèi)成立技術(shù)小組，推進系統(tǒng)試用與監(jiān)管，形成 “邊建設(shè)邊應(yīng)用邊修改” 模式。在數(shù)據(jù)遷移上，技術(shù)小組與公司制定方案，完成 700 多萬條目錄及 3000 多萬頁掃描文件的安全遷移。

三、數(shù)字檔案館應(yīng)用成效

（一）推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型

1.檔案鑒定線上化：檔案鑒定子系統(tǒng)實現(xiàn)全流程線上操作，2020 年起鑒定工作由線下轉(zhuǎn)線上，通過敏感詞提醒、年限提醒等功能提升效率，領(lǐng)導(dǎo)可在線把控進度與質(zhì)量，完成后系統(tǒng)自動更新數(shù)據(jù)。

2.檔案編研無紙化：檔案協(xié)同編研子系統(tǒng)具備在線素材收集、編輯、審稿、發(fā)布功能，利用智能檢索、知識圖譜等提高編研效率與質(zhì)量，滿足多樣化服務(wù)需求。

3.庫房管理智能化：智能庫管子系統(tǒng)集成多種設(shè)備管理，實現(xiàn)庫房可視化管理，管理員可查看檔案狀態(tài)，獲取溫濕度記錄、異常提醒等，提升管理效率 。

（二）提升檔案利用服務(wù)水平

優(yōu)化檔案查詢系統(tǒng)與流程，查詢時間從平均 20 分鐘縮短至 1 - 2 分鐘，減少工作人員進庫房調(diào)檔頻次，保護紙質(zhì)檔案。開發(fā)檔案自助查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)民生檔案自助查檔，提升群眾體驗，同時滿足學(xué)術(shù)研究需求，提高查檔效率與滿意度，查檔群眾多次送錦旗致謝。

（三）增強全市檔案信息化能力

數(shù)字檔案室系統(tǒng)解決機關(guān)單位檔案線上業(yè)務(wù)需求，實現(xiàn)市檔案局（館）在線指導(dǎo)、電子文件管理與歸檔等功能。館際共享平臺實現(xiàn)市檔案館與 13 個區(qū)縣檔案館互通互聯(lián)，開展試點工作后完善功能，實現(xiàn)民生檔案條目共享，提升全市檔案利用服務(wù)水平。

四、未來發(fā)展規(guī)劃

（一）完善系統(tǒng)功能

持續(xù)優(yōu)化數(shù)字檔案館各平臺系統(tǒng)，2021 年已完成檔案鑒定系統(tǒng) 7 項內(nèi)容優(yōu)化，以及檔案查詢利用、自助查檔、庫房管理系統(tǒng) 14 項內(nèi)容升級。

（二）助推全市檔案信息化

推廣館際共享平臺與數(shù)字檔案室系統(tǒng)，實現(xiàn)全市館際資源共享，推進電子檔案管理工作，加強檔案館與立檔單位在線業(yè)務(wù)協(xié)作。

（三）加強數(shù)據(jù)資源建設(shè)

落實 “存量數(shù)字化”“增量電子化” 要求，完成館藏檔案數(shù)字化，接收電子檔案，整合全市數(shù)字檔案資源，豐富共享平臺數(shù)據(jù)。

（四）培養(yǎng)復(fù)合型人才

注重檔案業(yè)務(wù)與信息化技術(shù)復(fù)合型人才培養(yǎng)，為數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)開展提供技術(shù)支撐，推動西安市檔案事業(yè)信息化轉(zhuǎn)型與西北引領(lǐng)作用發(fā)揮。