一、政策背景

近年來，國家高度關(guān)注檔案信息化的發(fā)展，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等政策明確指出，應(yīng)加速數(shù)字檔案館建設(shè)，推動(dòng)檔案資源數(shù)字化、管理智能化以及使用的便利化。在這樣的政策指引下，萬林科技積極行動(dòng)，以技術(shù)創(chuàng)新作為核心動(dòng)力，為不同級(jí)別檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供全面解決方案。其研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)結(jié)合了AI與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從檔案數(shù)字化采集、智能編目到環(huán)境動(dòng)態(tài)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了全生命周期的智能化管理，協(xié)助檔案館高效執(zhí)行政策要求，同時(shí)提升檔案服務(wù)的便捷性與安全性，為現(xiàn)代化檔案管理體系注入科技能量。

二、目前檔案館的情況和管理面臨的難點(diǎn) 

（一）檔案館的現(xiàn)狀

當(dāng)下，多數(shù)檔案館仍以紙質(zhì)形式的存檔為主，數(shù)字化水平相對(duì)較低。現(xiàn)有的存儲(chǔ)方式較為單一，主要依賴紙質(zhì)載體，不少重要檔案缺少數(shù)字化備份，從而存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理系統(tǒng)的功能較為基礎(chǔ)，僅支持簡單的登記和查找，難以滿足更復(fù)雜的分析、檢索與統(tǒng)計(jì)需求。目前的檔案利用方式基本依賴線下查閱，用戶需要親自到館申請(qǐng)并查閱檔案，手續(xù)繁復(fù)，效率偏低，遠(yuǎn)程便捷獲取檔案信息的需求無法得到滿足。此外，檔案的安全防護(hù)體系尚不完善，缺乏成熟的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)手段和數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制，檔案實(shí)體及信息面臨損壞或遺失的潛在威脅。

（二）管理方面的問題

檔案的收集工作存在困難，主要是因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)一的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)和處理流程，導(dǎo)致許多單位生成的電子文件未能及時(shí)完整地進(jìn)入檔案系統(tǒng)，檔案資源因此不夠全面。檔案整理工作耗時(shí)費(fèi)力，采用傳統(tǒng)人工方式不僅效率低下，還可能出現(xiàn)紕漏或遺漏。檔案鑒定面臨較大的挑戰(zhàn)，缺乏科學(xué)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和方法，導(dǎo)致檔案的保存期限及開放范圍難以準(zhǔn)確界定。檔案統(tǒng)計(jì)工作依賴人工手動(dòng)操作，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及及時(shí)性都難以保證。檔案開發(fā)進(jìn)展緩慢，資源的深度挖掘和利用程度不足，讓檔案的潛在價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)。

三、改進(jìn)措施

（一）升級(jí)檔案管理系統(tǒng)

需要設(shè)計(jì)一個(gè)功能全面的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，將收集、存儲(chǔ)、管理和利用等關(guān)鍵功能集于一體。系統(tǒng)需兼容多種電子文件的格式接收與導(dǎo)入能力，還要支持對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工及質(zhì)量監(jiān)控。強(qiáng)大的搜索功能是必備條件，比如全文搜索和模糊搜索，能夠幫助用戶快速定位所需檔案。此外，系統(tǒng)還需包含數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志記錄管理和用戶權(quán)限分配等安全維護(hù)功能，以保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（二）優(yōu)化檔案庫房建設(shè)

依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，打造現(xiàn)代化和智能化的檔案庫房。庫房需配備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲和防光等多重保護(hù)功能，同時(shí)配置先進(jìn)空調(diào)、除濕設(shè)備及滅火設(shè)施，以確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定安全?？梢砸胫悄茇浖芎蚏FID等技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體定位、存儲(chǔ)及管理的自動(dòng)化，提高管理效率及精準(zhǔn)度。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理

通過先進(jìn)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，包括掃描、圖像優(yōu)化、文字識(shí)別以及數(shù)據(jù)錄入等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)高效規(guī)?；臄?shù)字化處理。在此過程中，需嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化后的檔案質(zhì)量和完整性。同時(shí)，要對(duì)數(shù)字化過程實(shí)施細(xì)致的管理與監(jiān)督，建立質(zhì)量管控體系以及數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制，有效防止信息的遺失或外泄。

（四）推進(jìn)檔案系統(tǒng)國產(chǎn)化

在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，全面采用國產(chǎn)的軟硬件設(shè)備及技術(shù)，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、電腦、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理工具、中間件等，從而構(gòu)建一個(gè)自主可控的信息化基礎(chǔ)架構(gòu)。同時(shí)，對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行國產(chǎn)化改造與優(yōu)化，使用國產(chǎn)檔案管理軟件、辦公系統(tǒng)等，確保信息系統(tǒng)的安全性與可靠性，達(dá)到自主可控的目標(biāo)。

四、建設(shè)優(yōu)勢(shì)

（一）提升管理效率

借助數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化與智能化，比如檔案的收集、整理、鑒定與統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，大幅減少人工操作，降低錯(cuò)誤率，從而讓管理人員更高效地完成工作。

（二）增強(qiáng)資源的利用便捷性

數(shù)字檔案館克服了時(shí)間與空間限制，讓用戶可以遠(yuǎn)程查閱檔案而無需親臨現(xiàn)場，極大提高了檔案使用的便捷性。同時(shí)，數(shù)字檔案館的多樣化檢索功能幫助用戶精準(zhǔn)獲取所需信息，充分釋放檔案的信息價(jià)值。

（三）強(qiáng)化檔案信息安全

數(shù)字檔案館采用了諸如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理、身份驗(yàn)證及備份恢復(fù)等技術(shù)措施，有效保護(hù)信息的安全性與隱私性。此外，通過數(shù)字化存儲(chǔ)，減少了紙質(zhì)檔案的頻繁使用，降低損壞風(fēng)險(xiǎn)并延長保存期限，從而確保了檔案的長期可用性。